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Publié le 26/05/10

La mauvaise visibilité des informations financières

Paris, le 26 mai 2010 ' La mauvaise visibilité des informations financières clés ébranle la confiance des directeurs financiers dans la performance de leurs sociétés et de leurs départements, soulevant à terme des doutes sur la rentabilité, selon le rapport annuel indépendant « The Cost of Control », publié aujourd'hui par Basware. Contraintes par cette visibilité limitée, les entreprises ont des difficultés à prendre des décisions averties et à anticiper et gérer les coûts de façon efficace.

De cette étude, publiée par plusieurs universitaires de premier plan et Basware, leader des solutions « Purchase to Pay », il ressort que :

- Les directeurs financiers automatisent leurs processus d'achat et de gestion des finances dans le but d'augmenter leur contrôle des flux de trésorerie.
- 58% des directeurs financiers considèrent l'amélioration de leur marge comme une priorité stratégique en 2010, contre 39% en 2009.
- La réduction des coûts est en baisse dans les priorités stratégiques, diminuant de cinq points par rapport à 2009.
- La volonté d'automatisation par l'intermédiaire des processus d'approvisionnement au paiement ou P2P augmente pour satisfaire les besoins d'efficacité et de visibilité.


« The Cost of Control 2010 » est la deuxième étude annuelle internationale de ce type réalisée par Basware, fournissant des informations quant aux opinions et aux priorités de 550 responsables financiers dans le monde. La comparaison directe avec l'étude de 2009 permet l'analyse des tendances des départements achats et finances sur une période de turbulences économiques de 12 mois, tandis que de nouvelles recherches permettent d'identifier les niveaux de confiance (et leurs causes) parmi les professionnels financiers de haut vol. Le rapport est préparé avec les professeurs Markus Maedler et Adrian Done de l'IESE Business School de Barcelone, et Steve Jones et Mark Frohlich de la Kelley School of Business d'Indianapolis.

Seuls 50% des responsables financiers participant à l'étude déclarent avoir un haut niveau de confiance dans la performance de leur département, et seulement 44% maintiennent cette confiance au sujet de la performance de leur entreprise en général. La confiance dans l'économie régionale chute à 19%, et à 9% concernant l'économie mondiale. Une collaboration efficace entre les finances et les achats est fortement corrélée au niveau de confiance dans la performance de l'entreprise, bien que 40% considèrent que cette collaboration pourrait être améliorée. En fonctionnant ensemble, ces deux départements trop souvent isolés peuvent partager la responsabilité de la diminution des coûts et des risques lorsqu'il s'agit de réduire les dépenses, de diviser les coûts des transactions, de négocier des responsabilités potentielles et d'identifier des moyens d'améliorer le résultat net.

Les responsables financiers qui ont noté leurs performances en « efficacité » comme élevées ont généralement donné des scores positifs équivalents pour leur niveau de confiance dans la performance de leur département. D'une manière générale, la visibilité sur les flux de trésorerie au sein de l'entreprise s'est révélée être le moteur de confiance le plus fort : c'est pourtant un domaine dans lequel les responsables financiers se sont attribué des notes faibles (seuls 45% déclarent avoir une bonne visibilité de la trésorerie au sein de leur entreprise).

En avril 2009, 64% des directeurs financiers avaient annoncé que la réduction des dépenses brutes était leur première priorité pour les 12 mois à venir, mais cette année cette préoccupation semble avoir diminué (à 59%). A la place, les directeurs financiers ont cité des objectifs beaucoup plus stratégiques d'amélioration des marges bénéficiaires et d'augmentation des performances haut de gamme (58% et 51%, en hausse de 39% et 37%, respectivement en 2009).

Peut-être rassurés par les efforts drastiques de réduction des coûts réalisés sur les 12 derniers mois, les professionnels de la finance sont plus enclins à considérer que les achats ont un effet positif sur la rentabilité (48%) par rapport à 2009 (29%). La finance prend aussi mieux en compte les impacts des achats sur les risques. 39% d'interviewés (contre 28% l'année dernière) plus vigilants ont cité les achats comme une exposition financière à risque. Ces résultats indiquent que ces derniers 12 mois auront servi de leçon, sans doute alors que les départements financiers étaient ballottés par les turbulences imprévisibles de la chaîne logistique.

L'automatisation des processus P2P depuis l'appel d'offres jusqu'à l'approbation de la facture se développe internationalement avec 72% des sociétés qui ont soit implémenté soit envisagé plus d'automatisation dans leur facturation au cours des 12 prochains mois, et 65% ayant automatisé ou prévu d'automatiser davantage leurs achats.

Le Senior Vice Président du Global Marketing de Basware, Steve Muddiman, a commenté l'étude : « Le rapport Cost of Control de cette année est rempli d'informations issues du monde en pleine évolution des directeurs financiers. L'année dernière, nous avions soulevé un manque de collaboration entre les départements finances et achats, travaillant chacun de façon isolée tout en partageant des objectifs communs. Cette année notre assertion de l'importance de la collaboration a été soutenue par les participants, avec une corrélation claire entre une collaboration efficace et la confiance dans les performances de la société. Malgré cela, seuls 38% des interrogés considèrent avoir eux-mêmes atteint un bon niveau de collaboration au sein de leurs entreprises, et parmi les 51% de cas où les achats reportent directement au conseil de direction, court-circuitant les finances, la collaboration a été considérée comme encore moins efficace. La reconnaissance de ce défi s'est manifestée par une augmentation dans l'intégration et l'automatisation des systèmes et des processus de P2P ; une tendance qui devrait se confirmer avec la quête continue de profits plus importants dans des conditions de marché incertaines. »

Commentant les résultats, le professeur Maedler a déclaré : « Pour sa seconde année, l'étude Cost of Control met en évidence la prise de conscience parmi les professionnels de la finance d'un énorme problème dans la visibilité en interne des informations financières pour beaucoup de sociétés.

Les directeurs financiers s'inquiètent de ne pas obtenir les informations cruciales permettant d'identifier les zones où résident profits et risques. Une gestion des coûts effective, l'amélioration de l'efficacité, la collaboration inter-départements et par-dessus tout, les profits et les risques de l'entreprise dépendent tous de l'ancrage d'une bonne information financière.

Des systèmes étroitement intégrés offrent le potentiel pour aider à limiter ces inquiétudes. Ils fournissent rapidement des informations exhaustives venant de sources partagées et exprimées dans un langage commun que tous les décideurs à la tête de différents départements peuvent comprendre. Toutefois, moins de un département sur six possède un système fortement intégré et la majorité repose encore sur des processus manuels. »

Afin de relever les défis identifiés dans The Cost of Control, Basware recommande un plan en quatre étapes pour les directeurs financiers :

1. Visibilité : il est vital que toute organisation ait 100% de visibilité sur ses dépenses, à la fois directes (comme les matériaux bruts) et indirectes (comme les services), au sein de chaque département. Une organisation ne pourra prendre des décisions financières stratégiques que sur la base d'une vue unique et unifiée.
2. Gestion des coûts : la gestion des coûts a été le moteur de confiance le plus cité pour la rentabilité de l'entreprise. L'étude a identifié une légère augmentation du niveau des dépenses indirectes prises en compte dans les systèmes d'achat, toutefois il reste inférieur à 50%. Les dépenses indirectes comprennent les services publics, les dépenses d'investissement et les services. Les départements doivent s'assurer que de bons niveaux de pilotage sont en place pour donner un contrôle précis aux personnes autorisées à dépenser de l'argent sur ce qu'elles sont en droit d'acheter, ce qui conduit à une meilleure gestion des processus et du capital.

3. Rendement : les rendements s'obtiennent par l'intégration et l'automatisation des systèmes, ce qui avait déjà été noté l'année dernière, toutefois les sociétés bénéficiant d'une automatisation complète de leurs finances et de leurs achats restent minoritaires. La corrélation claire entre efficacité et confiance dans la performance indique que l'automatisation apporte des récompenses rassurantes.
4. Collaboration : la collaboration, une recommandation clé du rapport Cost of Control 2009, est aussi ressortie de façon importante dans l'étude de cette année, identifiée comme l'élément moteur principal pour la performance de la société. C'est seulement en travaillant de façon stratégique et en alignant des objectifs communs au niveau des départements que les finances et les achats prendront des décisions qui bénéficieront à l'entreprise dans son ensemble.

Pour obtenir une copie complète du rapport The Cost of Control, veuillez vous rendre sur le site :

http://www.basware.com/control